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CRM o Excel? Il test per la tua rete vendita
Ti serve un CRM.
Con venditori in giro e più persone sullo stesso file, il foglio smette di dire la verità: ognuno aggiorna la sua copia, le informazioni vere restano nei gruppi WhatsApp e i report si scrivono a memoria. La rete lavora al buio. Qualunque CRM tu scelga, il criterio è uno: lo aggiornano i venditori dal telefono, durante la giornata, non tu la sera. Nella pagina principale trovi come lo fa Killquota.
Per come lavori oggi, ti basta Excel.
I dati li aggiorni tu, o poche persone sullo stesso file, e quello che succede con i clienti lo vedi. Un CRM oggi ti costerebbe più tempo di quanto te ne fa risparmiare. Parti da un foglio fatto bene: il modello gratuito ha clienti, visite e pipeline già pronti. Rifai il test quando entrano venditori che lavorano in giro.
Se gestisci una rete
Il foglio funziona finché lo usi da solo. Quando i venditori sono in giro e il foglio lo aggiornano in tre, serve altro. In Killquota la visita si registra mentre si fa: un tap per il check-in, posizione e orario salvati.
Se sei un agente
Il tuo mandante tiene la rete su un foglio Excel? Mandagli il test: sette domande, e se il foglio gli basta glielo dice.
Come funziona il test
Il confronto CRM software vs Excel non si decide sulle funzioni: Excel sa fare quasi tutto quello che serve a una persona sola. Si decide su chi aggiorna i dati, da dove e quando. Le sette domande guardano solo questo: quante persone vendono, chi scrive nel file, dove finiscono le informazioni, come arrivano i report, se la rete lavora sul campo, come sai cosa è successo in visita e quante copie del file girano.
Ogni risposta che indica lavoro sul campo, più persone sullo stesso file o informazioni fuori dal foglio vale un punto. Da 4 punti su 7 il risultato è "ti serve un CRM"; sotto i 4 punti, "ti basta Excel". Il risultato compare appena rispondi all'ultima domanda, senza lasciare l'email.
Quanto pesa ogni risposta
| Domanda | Vale 1 punto se | Perché conta |
|---|---|---|
| Quante persone vendono | Tre o più | Ogni venditore in più è una fonte di dati in più da tenere allineata. |
| Chi aggiorna il foglio | Due o più persone, o nessuno | Un file aggiornato da più mani, o da nessuna, smette di essere affidabile. |
| Dove finiscono le informazioni | Nei gruppi WhatsApp o nella testa di chi segue il cliente | Quello che non è nel foglio, per il foglio non esiste. |
| Come arrivano i report | Scritti a memoria o a voce | Un report a memoria racconta la settimana come la ricorda il venditore. |
| Se la rete lavora sul campo | Sì | Tra una visita e l'altra, dal telefono, un foglio largo non lo compila nessuno. |
| Come sai cosa è successo in visita | Te lo racconta il venditore, se chiedi | Se lo sai solo chiedendo, il dato arriva tardi o non arriva. |
| Quante versioni del file girano | Più di una | Due copie dello stesso file sono due verità diverse. |
Aggiornato al 24 settembre 2026. Il test non usa dati esterni: domande e pesi sono quelli di questa tabella.
Excel vs CRM: quando il foglio basta, e quando no
Se i clienti li segui tu, o siete in due e lavorate sullo stesso file, Excel basta ed è gratis. Mettilo in ordine: una riga per cliente, un foglio a parte per le visite, fasi scelte da un elenco. Il modello CRM Excel gratis è già fatto così.
Il foglio si rompe quando entrano i venditori sul campo. Il file gira in tre versioni, le notizie vere passano dai gruppi WhatsApp, il riepilogo del venerdì lo scrive ognuno a memoria. Nessuno sbaglia apposta: il foglio chiede di essere aggiornato alla scrivania, e il lavoro succede in macchina e dal cliente.
Domande frequenti
Dipende da chi aggiorna i dati. Se li aggiorni tu, o siete in due sullo stesso file, conviene Excel. Se i venditori lavorano in giro e le informazioni arrivano da WhatsApp e da report a memoria, conviene un CRM che si aggiorna dal telefono. Il test qui sopra te lo dice in sette domande.
Excel è un foglio: contiene quello che scrivi tu, quando lo scrivi. Un CRM parte dagli stessi dati, ma è fatto per essere aggiornato da più persone, anche dal telefono, e per ricordarti cosa va fatto dopo.
Per una persona sola, sì. Con una colonna per la fase, una per l'ultimo contatto e un foglio per le visite, Excel fa da CRM. Il modello CRM Excel è costruito così, con i menu a tendina e le formule già pronte.
Per chi lavora da solo, spesso sì. Il confronto CRM vs Excel cambia quando i dati li devono scrivere altre persone, fuori dall'ufficio. È quello che misura il test: non quanto è grande l'azienda, ma chi aggiorna il foglio e da dove.
Risolve quello delle versioni: il file è uno e lo vedono tutti. Non risolve quello del campo: tra una visita e l'altra, dal telefono, un foglio così largo non lo aggiorna nessuno, e le informazioni tornano nelle chat.
Non c'è un numero giusto. Conta come lavorano: tre venditori in ufficio sullo stesso file possono stare bene in Excel, due venditori sempre in giro spesso no. Per questo il test fa sette domande e non una.
No. Con Killquota salvi il foglio in CSV e lo carichi. Oppure carichi una foto, un PDF o un documento Word e l'AI legge i contatti. Un foglio con una riga per cliente e le fasi scelte da un elenco rende il passaggio pulito.
No: fotografa come lavori oggi. Se il risultato è Excel, rifai il test quando entra un venditore nuovo o quando la rete comincia a girare.
Gratis, via email
Ti basta Excel? Parti da questo modello.
Il modello CRM Excel gratuito: fogli Clienti, Visite e Pipeline, menu a tendina per fase e venditore, la formula dei giorni dall'ultimo contatto e cinque righe di esempio. L'ultimo foglio si chiama "Quando il foglio non basta più". Il file arriva subito.
Killquota è il software per chi gestisce agenti e venditori sul campo: visite documentate, CRM che si aggiorna dalla conversazione, coaching su ogni venditore. Scopri come funziona
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