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Scadenzario clienti e fornitori Excel gratis
I fogli del file
- Foglio Scadenzario: cliente, documento, data, importo, scadenza, incassato e data di incasso
- Residuo calcolato da solo: importo meno incassato
- Giorni di ritardo contati dalla scadenza a oggi, finché resta qualcosa da incassare
- Stato automatico: incassata, scaduta, in scadenza entro 30 giorni, da incassare
- Foglio Fornitori: le stesse colonne per le fatture che devi pagare
- Foglio Riepilogo: scaduto, in scadenza entro 30 giorni e da incassare, con clienti e fornitori in due blocchi separati
- Il residuo per ogni cliente e per ogni fornitore, con le formule già pronte
- Un foglio di istruzioni
Se gestisci una rete
Lo scadenzario ti dice chi non ha pagato. Quando il venditore torna da quel cliente, però, la risposta al sollecito finisce spesso in un messaggio nel gruppo WhatsApp o in un report scritto a memoria. In Killquota la visita si registra mentre si fa: un tap per il check-in, posizione e orario salvati. Poi Killquota propone le modifiche al CRM, come un follow-up, ognuna con la frase esatta della conversazione da cui nasce.
Se sei un agente
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Come usare lo scadenzario incassi
Questo scadenzario clienti e fornitori in Excel tiene le fatture da incassare in un foglio e quelle da pagare in un altro: quanto ti devono, quanto devi, da quando, e chi è in ritardo. I due fogli hanno le stesse colonne, e il riepilogo li tiene separati.
- Nel foglio Scadenzario aggiungi una riga per ogni fattura: cliente, numero del documento, data, importo e scadenza.
- Quando il cliente paga, scrivi l'importo in Incassato € e la data di incasso. Se paga una parte, scrivi solo quella: il residuo resta aperto.
- Residuo, giorni di ritardo e stato si aggiornano da soli ogni volta che apri il file.
- Filtra la colonna Stato su "Scaduta" e ordina per giorni di ritardo: in cima trovi da chi partire con i solleciti.
- Nel foglio Fornitori fai lo stesso con le fatture che devi pagare: in Pagato € scrivi quello che hai già pagato.
- Il foglio Riepilogo ti dà i totali (scaduto, in scadenza entro 30 giorni, da incassare o da pagare) dei clienti e dei fornitori, in due blocchi, e il residuo di ogni cliente e di ogni fornitore che scrivi nella colonna gialla.
Le formule del file
Residuo = Importo − Incassato
Giorni di ritardo = se il residuo è maggiore di zero, oggi − scadenza (mai sotto zero); altrimenti 0
Lo stato segue una regola sola, nell'ordine: se il residuo è zero la fattura è Incassata; se la scadenza è passata è Scaduta; se scade entro 30 giorni è In scadenza; altrimenti è Da incassare.
Esempio svolto
Al 24 settembre 2026, con le tre righe dell'anteprima, il blocco Clienti del foglio Riepilogo dà:
| Voce | Righe | Importo |
|---|---|---|
| Scaduto | Fattura 108, scaduta il 31 agosto: 24 giorni di ritardo | 850,00 € |
| In scadenza entro 30 giorni | Fattura 115, scade il 15 ottobre: tra 21 giorni | 2.400,00 € |
| Incassato | Fattura 101, pagata per intero | 1.200,00 € |
La fattura 108 è quella da sollecitare subito. La 115 non è ancora in ritardo, ma entra nei 30 giorni: è il momento di ricordarla al cliente, prima che diventi un insoluto.
Scadenzario clienti e fornitori: due fogli, mai sommati
Il foglio Fornitori ha le stesse colonne dello Scadenzario, lette dalla tua parte: Fornitore al posto di Cliente, Pagato € al posto di Incassato €. Il residuo è quanto devi ancora, lo stato ti dice cosa è scaduto (Pagata e Da pagare al posto di Incassata e Da incassare). Nel Riepilogo crediti e debiti stanno in due blocchi separati: non si sommano mai tra loro, così il totale da incassare non viene mai nettato per errore con quello che devi.
Domande frequenti
È l'elenco delle fatture emesse con la loro scadenza e quanto è già stato pagato. Serve a sapere in ogni momento chi ti deve dei soldi, da quanto tempo e quanto entrerà nelle prossime settimane.
Una riga per fattura con importo, scadenza e incassato; una colonna per il residuo (importo meno incassato), una per i giorni di ritardo (oggi meno scadenza, solo se il residuo è aperto) e una per lo stato. Poi un riepilogo con SOMMA.SE per cliente. È quello che trovi già pronto in questo modello, con un foglio uguale per i fornitori.
Sì: il file ha un foglio Fornitori con le stesse colonne, dove in Pagato € scrivi quello che hai già pagato. Il Riepilogo tiene crediti e debiti in due blocchi separati, con il residuo per ogni fornitore, e non li somma mai tra loro.
Sono le fatture scadute e non pagate, in tutto o in parte. Nel modello sono le righe con stato "Scaduta": il totale lo trovi nel foglio Riepilogo alla voce scaduto.
Si parte dal più vecchio e dal più grosso: un contatto diretto, poi un sollecito scritto con importo, numero della fattura e scadenza. Lo scadenzario serve a non perdere nessuno per strada, ordinato per giorni di ritardo. Per le azioni legali e i costi del recupero serve un professionista.
I dati che ti dà lo scadenzario: numero e data della fattura, importo, scadenza e residuo ancora da pagare, con la richiesta di saldare o di dire quando pagherà. Tono cortese e fatti precisi: il cliente deve poter controllare subito.
Scrivi in Incassato € la somma ricevuta. Il residuo scende, e finché non arriva a zero la fattura resta aperta e continua a contare i giorni di ritardo.
Non in modo separato: ogni pagamento è una riga con importo e incassato. Se un effetto o un assegno torna insoluto, riporta l'incassato di quella riga a zero e la fattura torna tra le scadute.
Nella colonna Documento scrivi il numero della fattura, anche differita, che a sua volta cita i DDT. Per preparare i documenti di trasporto c'è il modello di DDT in Excel.
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