Strumenti gratuiti › Nota spese
Modello nota spese Excel gratis e guida ai rimborsi
I fogli del file
- Intestazione con nome, mese, veicolo e la tariffa €/km da scrivere una volta sola
- Righe con data, descrizione, categoria, km, importo della spesa e totale riga
- Rimborso chilometrico già calcolato: km × tariffa
- Sette categorie di spesa: carburante, pedaggi, parcheggi, vitto, alloggio, trasporti, altro
- Totali per categoria e totale generale, con le formule già pronte
- Spazio per la firma del dipendente e del responsabile
- Un foglio di istruzioni sul rimborso chilometrico con le tabelle ACI
Se gestisci una rete
La nota spese di fine mese si scrive quasi sempre a memoria: che giorno eri da quel cliente, da dove partivi, quanti km. Se le visite sono già registrate con posizione e orario, il giro del mese non va ricostruito a memoria. In Killquota basta un tap per il check-in: posizione e orario salvati.
Se sei un agente
Il tuo mandante ti chiede le spese ogni mese in un formato diverso? Mandagli questo modello.
Come compilare la nota spese
Il modello di nota spese in Excel mette in un foglio solo le trasferte del mese: chilometri, pedaggi, parcheggi, vitto e alloggio. Prima di cercare un'app nota spese aziendali gratis, per un ufficio piccolo o una rete di pochi venditori questo foglio basta: il rimborso chilometrico e i totali si calcolano da soli.
- Scrivi nell'intestazione nome, mese e veicolo. Nella cella Tariffa €/km metti il costo chilometrico del tuo modello di auto dalle tabelle ACI dell'anno.
- Aggiungi una riga per ogni spesa: data, descrizione (il cliente o il motivo della trasferta) e categoria.
- Per gli spostamenti con l'auto propria scrivi i km: il rimborso chilometrico esce da solo. Per le altre spese scrivi l'importo dello scontrino o della ricevuta.
- In fondo trovi i totali per categoria e il totale generale. Stampa, firma, fai firmare al responsabile e allega i giustificativi.
Rimborso km = km percorsi × costo chilometrico ACI del veicolo
Il costo chilometrico cambia da modello a modello: l'ACI lo pubblica per ogni auto, calcolato su una percorrenza di 15.000 km all'anno. Per fare il conto al volo c'è il calcolatore del rimborso chilometrico.
Esempio svolto: un giorno di trasferta in Italia
Un dipendente passa una giornata fuori dal comune per visitare i clienti. Il viaggio lo rimborsi a parte, a km. Per il resto, la parte che non diventa reddito per lui dipende dal metodo che scegli, e il metodo è uno solo per tutta la trasferta.
| Metodo | Cosa rimborsi | Esente in Italia |
|---|---|---|
| Forfettario | Una diaria fissa, più viaggio e trasporto a parte | fino a 46,48 € al giorno |
| Misto, pranzo rimborsato | Il pranzo documentato e una diaria ridotta di un terzo | diaria fino a 30,99 € |
| Misto, vitto e alloggio rimborsati | Vitto e alloggio documentati e una diaria ridotta di due terzi | diaria fino a 15,49 € |
| Analitico (a piè di lista) | Le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto | tutte quelle documentate, più altre spese fino a 15,49 € |
Dal 2025 conta anche come è stata pagata la spesa: vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC sono esenti solo se il dipendente li ha pagati in modo tracciabile (carta, bancomat, bonifico). Il pranzo pagato in contanti, in Italia, resta fuori dall'esenzione.
Le regole dei rimborsi nel 2026
- Rimborso chilometrico. Non è tassato se calcolato sulle tabelle ACI, tenendo conto della percorrenza, del tipo di veicolo e del costo chilometrico. Le tabelle 2026 sono nella Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025, supplemento ordinario n. 40.
- Trasferte nel comune. Dal 1° gennaio 2025 i rimborsi documentati di viaggio e trasporto (km ACI, pedaggi, parcheggi) non sono più tassati anche dentro il comune di lavoro.
- Pagamento tracciabile. Dal 1° gennaio 2025 vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC sono esenti solo se pagati in modo tracciabile. L'obbligo non vale per le spese all'estero, per i rimborsi chilometrici ACI e per i mezzi di linea (treno, bus, aereo, nave).
- Lato azienda. Le trasferte dei dipendenti in Italia si deducono solo se pagate in modo tracciabile, e restano i limiti di 180,76 € al giorno in Italia e 258,23 € all'estero.
Se il veicolo è intestato all'agente o all'azienda, i costi dell'auto seguono altre regole: le trovi nella pagina sull'auto dell'agente di commercio.
I dati che usa la guida
| Voce | Valore | Fonte |
|---|---|---|
| Diaria esente, metodo forfettario | 46,48 € al giorno in Italia, 77,47 € all'estero, più viaggio e trasporto rimborsati a parte | art. 51 c. 5 TUIR (dal 2027 art. 53 c. 7 D.Lgs. 117/2026, stessi importi); circ. AdE 15/E del 22/12/2025 |
| Diaria, metodo misto con vitto o alloggio | 30,99 € in Italia, 51,65 € all'estero (ridotta di 1/3) | art. 51 c. 5 TUIR; circ. AdE 15/E del 22/12/2025 |
| Diaria, metodo misto con vitto e alloggio | 15,49 € in Italia, 25,82 € all'estero (ridotta di 2/3) | art. 51 c. 5 TUIR; circ. AdE 15/E del 22/12/2025 |
| Metodo analitico (a piè di lista) | vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati esenti; altre spese fino a 15,49 € al giorno in Italia, 25,82 € all'estero | art. 51 c. 5 TUIR; circ. AdE 15/E del 22/12/2025 |
| Rimborso chilometrico | non tassato se calcolato sulle tabelle ACI | Ris. AdE 92/E/2015; tabelle ACI 2026: GU Serie generale n. 297 del 23/12/2025, S.O. n. 40 |
| Rimborsi nel comune | dal 1/1/2025 viaggio e trasporto documentati (km ACI, pedaggi, parcheggi) non tassati | D.Lgs. 192/2024 |
| Pagamento tracciabile | dal 1/1/2025 per vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC; escluse spese all'estero, km ACI e mezzi di linea | L. 207/2024, c. 81-83; DL 84/2025 (L. 108/2025) |
| Deducibilità per l'azienda | trasferte in Italia solo se pagate in modo tracciabile; limiti 180,76 € al giorno in Italia, 258,23 € all'estero | art. 95 c. 3-bis TUIR |
Aggiornato al 24 settembre 2026. Le tabelle ACI escono ogni anno in Gazzetta Ufficiale entro il 31 dicembre e valgono per l'anno dopo: la tariffa €/km del file va aggiornata ogni gennaio.
Domande frequenti
Esistono app dedicate, spesso gratuite fino a un certo numero di utenti. Se le spese sono poche e le persone che le presentano anche, un foglio Excel ben fatto fa lo stesso lavoro: questo modello è gratuito, calcola il rimborso chilometrico e i totali per categoria, e si stampa per la firma.
Una riga per ogni spesa, con data, descrizione, categoria e importo; per l'auto propria i km al posto dell'importo. In fondo il totale, la firma di chi chiede il rimborso e di chi lo approva, e i giustificativi allegati: scontrini, ricevute, fatture, biglietti.
No. È un documento interno con cui il dipendente chiede all'azienda il rimborso di spese che ha anticipato. Le fatture e gli scontrini sono i giustificativi che le allega.
È il metodo analitico: rimborsi le spese effettive, una per una, con il giustificativo. Vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati sono esenti per il dipendente; le altre spese lo sono fino a 15,49 € al giorno in Italia e 25,82 € all'estero.
Può essere pagato con lo stipendio, come voce a parte, o con un bonifico separato. Quello che conta per il dipendente è altro: nei limiti dell'art. 51 TUIR, e con il pagamento tracciabile dove serve, il rimborso non è reddito.
Km percorsi per il costo chilometrico ACI del tuo modello di auto. Se è calcolato così, non è tassato. Nel modello scrivi la tariffa una volta e i km a ogni riga; per un conto al volo c'è il calcolatore del rimborso km.
Per essere esenti, sì: vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC in Italia vanno pagati in modo tracciabile (carta, bancomat, bonifico). Restano fuori dall'obbligo le spese all'estero, i rimborsi chilometrici ACI e i biglietti dei mezzi di linea.
Dal 1° gennaio 2025 sì, per viaggio e trasporto documentati: rimborsi chilometrici ACI, pedaggi e parcheggi non sono più tassati anche se la trasferta resta nel comune di lavoro.
Le regole della diaria e dei rimborsi dell'art. 51 TUIR riguardano i dipendenti. L'agente con partita IVA sostiene le spese nella sua attività, e se il mandante gliele rimborsa lo decide il contratto: nel modello di contratto di agenzia c'è una clausola apposita. Il modello di nota spese va bene lo stesso per tenere il conto del mese.
La cadenza la decide l'azienda: di solito una volta al mese, con i giustificativi del mese allegati. Il modello ha il campo Mese nell'intestazione per questo.
Gratis, via email
Il modello nota spese in Excel, gratis nella tua casella.
Km, pedaggi, parcheggi, vitto e alloggio in un foglio: rimborso chilometrico e totali per categoria già calcolati, con le istruzioni sulle tabelle ACI. Il file arriva subito.
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